Gastos de comida y transporte público

Usted es un profesional, y en sus desplazamientos para visitar a clientes soporta gastos de transporte y comidas. ¿Puede computar dichos gastos como menores rendimientos de su actividad? ¿Qué le exigirá Hacienda para ello?

Difícil frontera. En la práctica, la inspección tributaria suele ser restrictiva con estos gastos, ya que es difícil demostrar que están relacionados con la actividad. Apunte.Vea, no obstante, algunos criterios que pueden ayudarle a demostrar que realmente son gastos del negocio y que, por tanto, son fiscalmente deducibles.

Relacionados con la actividad

Demuestre que son suyos. En primer lugar, recopile pruebas para acreditar que dichos gastos son realmente suyos:

• Siempre que sea posible, procure obtener una factura a su nombre.Apunte. Esto le permitirá deducirse el IVA (recuerde que el IVA sólo es deducible con factura).
• Si esto no es posible, guárdese el tique y pague siempre que pueda con tarjeta.¡Atención! Si usted sólo aporta un recibo como prueba, lo tendrá mucho más difícil para que Hacienda admita su deducibilidad.

Actividad. Asimismo, acredite que los gastos están relacionados con su actividad:

• Taxi. Si ha de coger un taxi para ir a ver a un cliente o hacer una gestión, pida al taxista que en su factura o recibo conste su nombre, fecha, hora y el trayecto realizado, de forma que se vea que el desplazamiento tenía esa finalidad y estaba relacionado con su actividad.
• Bus, metro y tren. Hacienda sólo considera relacionados con la actividad los viajes efectuados en horario laboral (no así los realizados de casa al trabajo o viceversa).Apunte. Así pues, dedúzcase los tiques y bonos de transporte en los que aparezca reflejada la fecha y la hora de uso, y que hayan sido utilizados en dicho horario.

Comidas. En caso de comidas, dedúzcase sólo aquéllas que se produzcan en días hábiles, cuando tenga que visitar a algún cliente o realizar alguna gestión. Si el restaurante se encuentra en una localidad diferente, o no está cerca de donde usted vive o tiene su despacho, y puede acreditar que en dicha zona tiene clientes o contactos, Hacienda no se opondrá a ello. ¡Atención! En cambio, si usted come en un restaurante cercano a su casa o a su despacho, Hacienda considera que dichas comidas pertenecen a su ámbito personal y no son deducibles.

Invitaciones. Si invita a algún cliente, podrá deducirse tanto la comida de él como la suya, independientemente de la ubicación del restaurante (las atenciones a clientes son deducibles). Apunte. No obstante, tome estas precauciones:

• El gasto asumido deberá ser razonable y esporádico. Si cada semana tiene varias comidas con clientes y por importes excesivos, es muy posible que Hacienda ponga reparos.
• Asegúrese también de que en las facturas o tiques conste que fueron varios comensales. ¡Atención! Si no aparece esta información, Hacienda pensará que usted estaba sólo; y si ha comido cerca del despacho, no admitirá la deducción.

Alternativa interesante

Está en la factura. Si es posible, en las facturas emitidas a sus clientes, desglose sus honorarios y, aparte, los gastos de comida, estancia y transporte que haya soportado por prestar el servicio facturado, en concepto de gastos incurridos por su cuenta. Apunte. En ese caso, Hacienda no pondrá en duda que dichos costes realmente están relacionados con su actividad, precisamente porque los habrá repercutido sobre sus clientes.

Podrá deducirse dichos costes si acredita que usted los soportó y que están relacionados con su actividad. Una alternativa interesante es desglosarlos y repercutirlos en las facturas emitidas a sus clientes.

Fuente: Indicator 2013

Limitaciones a los pagos en efectivo

A punto de cumplirse un año desde la entrada en vigor de la limitación de pagos en efectivo, Hacienda inicia las comprobaciones pertinentes de cumplimiento de esta normativa.

Se recuerda las notas básicas a tener en cuenta con relación a este tema:

La Ley 7/2012, de 29 de octubre, de modificación de normativa tributaria, presupuestaria y financiera para la intensificación de las actuaciones en la prevención y lucha contra el fraude (publicada en el BOE el 30 de octubre de 2012), entra en vigor el 31 de octubre de 2012, si bien la nueva normativa con relación alos pagos en efectivo, se establece que resultará de aplicación a todo los pagos realizados desde el 19 de noviembre de 2012 (es decir, a los 20 días siguientes a la entrada en vigor de la norma), aunque se refieran a operaciones concertadas con anterioridad al 31 de octubre de 2012 (fecha de establecimiento de la limitación).

¿En qué consiste la limitación de pagos en efectivo?:

No se podrán pagar en efectivo operaciones en las que al menos una de las partes intervinientes actúe como empresario o profesional, en cuantía igual o superior a 2.500 euros. Esta cantidad se eleva a15.000 eurosen el caso de que el pagador sea persona física no residenteen España y actúe en calidad de particular.

Por tanto esta limitación de pago en efectivo no afecta a operaciones entre particulares (ejemplo: compra de un coche de particular a particular), ni a los pagos e ingresos realizados en una entidad bancaria (ejemplo: realizar ingreso en efectivo en una cuenta bancaria).

IMPORTANTE: En caso de fraccionamiento del pago de la operación se sumarán todos los importes parcialesrealizados para determinar si se alcanza o no la cifra de los 2.500 euros.

Ejemplo: Una operación por importe de 4.000 euros, cuyo pago se ha fraccionado en dos plazos de 2.000 euros cada una, no se puede pagar en efectivo ningún importe, ya que se trata de una operación única por importe superior a 2.500 euros (en concreto por importe de 4.000 euros).

En el caso de contratos de tracto sucesivo (por ejemplo un contrato de arrendamiento de inmueble), la operación se desarrolla de forma continua en un período más o menos largo al que se refiere el contrato. En este caso no deben sumarse todas las operaciones facturadas en el año o durante la vigencia del contrato de suministro, ni tampoco debe acudirse a la materialidad de las entregas. La determinación de la cuantía que se puede pagar en efectivo, se realiza en función de la facturación y cobro de estas operaciones. Por lo que, sí podría pagarse en efectivo el alquiler por importe de 2.000 euros mensuales.

Además, se exige como obligación formal el conservar los justificantes de pago durante un plazo decinco años desde la fecha del pago, para acreditar que se ha efectuado el pago de la operación por medios de pago distintos al efectivo. Debiendo tener a disposición de Hacienda dichos justificantes en caso de los requiera. Esta obligación de conservar los justificantes de pago en operaciones por importe total igual o superior a 2.500 euros, afecta a las dos partes intervinientes de la operación (el comprador y el vendedor), con independencia de que sea empresario o particular.

Se establecen así mismo en la norma las infracciones y sanciones por incumplimiento en esta medida de limitación de pago en efectivo, consistentes en el 25%del importe en efectivo pagado por importe igual o superior a 2.500 euros (15.000 euros si procede). Respondiendo, tanto el pagador con el receptor de forma solidariade la infracción cometida y en consecuencia de la sanción que se imponga.

En el ejemplo anterior, si se paga en efectivo uno de los plazos de 2.000 euros, la sanción se aplicará sobre la parte pagada en efectivo (2.000 euros) y no sobre el total de la operación (4.000 euros).

Por último se recuerda que en la página web de Hacienda http://www.agenciatributaria.es/, está habilitado un acceso directo al programa INFORMA, con el contenido de preguntas y respuestas de la base de datos “Limitación de los pagos en efectivo (Ley 7/2012)”.

Fuente: SAE 2013

Campañas de Hacienda de revisión pagos en efectivo superiores a 2.500 euros y situación censal

Hacienda ha iniciado dos campañas de comprobación censal de manera masiva; la primera consistente en comprobar la situación censal de la empresa (en especial las que están inactivas), comprobando si la presentación de modelos (111, etc) es coherente con las obligaciones censales que figuran en Hacienda.

Y la segunda campaña de comprobación censal, y no menos importante, consistente en la solicitud a empresarios de los libros registros de facturas emitidas desde el periodo Noviembre de 2012 a Septiembre de 2013, con la posterior solicitud de un muestreo de facturas con la aportación de sus justificantes de cobro.

Está campaña dirigida a comprobar el cumplimiento de la limitación de no poder pagarse/cobrarse en efectivo las operaciones en las que una de las partes sea un empresario, por importe igual o superior a 2.500,00 euros, se está centrando en el sector del comercio al por menor y en las agencia de viajes minoristas.

Os recordamos que la limitación de pagos en efectivo entró en vigor en fecha 19 de noviembre de 2012, mediante la Ley 7/2012, de 29 de octubre, de modificación de la normativa tributaria y presupuestaria y de adecuación de la normativa financiera para la intensificación de las actuaciones en la prevención y lucha contra el fraude.

Fuente: SAE 2013